Aparté n°30, février 2002
Communiquer, c'est avant tout chercher à donner du sens, à son action comme à celle des autres.
Pour l'entreprise, cela est vrai sur le plan collectif comme individuel.
L'entretien annuel apparaît alors comme un outil majeur au service de la communication interne.
C'est étonnant. Depuis quelques temps pourtant, nous n'en entendons plus parler. Est-il rentré dans nos mœurs ? Etait-il le fruit d'un de ces effets de mode passager ?
Je n'en suis pas convaincu.
Il est certain que d'autres thèmes d'actualité sociale et économique lui ont ravi la vedette : le passage aux 35 heures, les attentats du 11 septembre, différents débats tels que la mondialisation de l'économie, les différentes campagnes électorales passées et à venir, …
Mais sommes nous pour autant bien sortis de cette "crise de sens" au sujet de laquelle nous alertaient récemment encore certains penseurs de renom.
Je ne le pense pas. Je prends même le risque d'affirmer qu'un certain silence ambiant s'installe et m'inquiète. Non que je ne vive qu'au travers de moments revendicatifs ou conflictuels, loin s'en faut.
Mais mon expérience de consultant me porte à rappeler qu'il n'y a rien de pire qu'un groupe qui se tait et laisse ainsi la place au silence.
Cet entretien dit "annuel" entre le collaborateur et sa hiérarchie prend, dans ce contexte, tout son sens comme il renforce par conséquent celui de l'entreprise à laquelle il appartient.
Souvent qualifié de temps d'évaluation ou d'appréciation, je lui préfère avant tout les termes de situation et de position.
"Faire le point", aussi naturellement que les marins en haute mer ont intégré cet acte comme incontournable à la bonne conduite de leur navire.
Préfère-t-on prendre le risque de générer enthousiasme et cohésion ou peur et suspicion ?
Ou quand le fier coursier se transforme en galère pour finir en radeau.
Ceci étant, pour réussir, cet entretien doit bien évidemment partir d'une volonté partagée qui est celle d'échanger. Et chaque acteur doit pouvoir en tirer un bénéfice tangible pour lui-même. Nous sommes ainsi dans une relation gagnant/gagnant.
L'exercice est délicat, j'en conviens, parce que porteur de politique, de stratégie et d'affect.
Pour toutes ces raisons, l'entretien annuel est un moment qui demande à être élaboré avec grande dextérité. Il convient déjà de se rappeler ce qu'il est et…ce qu'il n'est pas.
- Il doit permettre de porter une appréciation la plus objective possible sur les résultats et les compétences de chacun.
- Mais ce doit être aussi un lieu de réflexion permettant de prendre du recul dans cette course effrénée à la performance et à la compétitivité, pour en améliorer les conditions de réussite.
- Il doit ensuite conduire à prendre des décisions éclairées et de veiller à la qualité de leur mise en œuvre comme de leur aboutissement.
- L'entretien doit déboucher sur un document écrit, aux avantages multiples (formalisation des engagements respectifs, précision des termes, objectivité, contractualisation, ré-exploitation des informations, …).
- C'est enfin et surtout un temps de dialogue. Il est de tout autre nature que celui de la rencontre informelle quotidienne. Plus général, plus attentif, plus posé, mieux préparé, il est de ce fait plus approfondi et plus juste.
A l'inverse, ce n'est surtout pas :
- Un moyen démagogique contribuant à faire croire à nos collaborateurs que nous les écoutons. Une telle attitude ne pourrait entraîner que désillusion et démotivation.
- Un lieu de négociation et surtout de prise de décisions immédiates liées à la gestion des ressources humaines, des salaires ou des primes.
- Une perte de temps. Le capitaine qui ne fait pas régulièrement le point se donne, lui, toutes les chances d'en perdre.
- Une corvée bureaucratique. Il y a de grandes chances que ceux qui le pensent doutent de son efficacité. Il conviendra d'en comprendre alors au plus vite la raison (écart ressenti entre politique managériale habituelle et cet acte, expériences antérieures infructueuses, …).
- Une rencontre de plus dans l'année. Nous sommes encore souvent convaincu que le formalisme de l'écrit tue la qualité et l'authenticité de l'échange oral spontané et informel. Ces deux modes de communication ont leur place à part entière et doivent cesser d'être présentés comme opposés.
- Enfin, nous ne cesserons jamais assez de dire que l'entretien annuel n'est pas un monologue où le manager expose, justifie, sanctionne, …
En somme, la question qui doit sans cesse nous revenir est la suivante :
"Grâce à ces rencontres structurées, qu'est ce que je souhaite entretenir ?"
François BOUTEILLE
Coaching et médiation
