Aparté n°14, Juillet 2000
Il est un outil de communication interne ô combien pratiqué et qui est pourtant loin de faire l’unanimité. Je veux bien sûr parler de La réunion.
Contraignante, rarement efficace, longue ou trop courte, peu respectueuse de l’individu, difficile à programmer, obligatoire, débutant en retard, sans fin, je vous laisse poursuivre cette sombre litanie que vous connaissez tout aussi bien que moi.
Malgré toutes ces critiques, nous persistons à émailler la vie de nos entreprises de ces moments que nous qualifions volontiers d’essentiels à l’atteinte de nos objectifs et irremplaçables sur le plan relationnel. En effet, existe-t-il un meilleur moyen que celui-ci pour rassembler, parler, faire parler, écouter, fédérer, cohérer, dynamiser, imaginer, évaluer, analyser, et surtout, décider ?
Quelles sont alors les principales conditions pour donner à ces moments privilégiés de rencontre toutes leurs chances de produire les effets attendus ?
Si chaque réunion est unique, compte tenu de la personnalité de celles et de ceux qui composent le groupe, il importe tout d’abord de se rappeler qu’il en existe cinq grands types :
- La réunion de discussion.
- La réunion d’information (descendante ou montante).
- La réunion de formation.
- La réunion de résolution de problème.
- La réunion de créativité.
L’ignorer c’est déjà prendre le risque de mélanger les genres et de générer chez ses interlocuteurs de l’inquiétude, de l’angoisse, de la surprise, des questions voire une situation de blocage.
La meilleure façon d’éviter une telle situation relève d’une vérité incontournable :
Une réunion se prépare.
La première étape consiste donc à se demander quel est l’objet et l’objectif. Autrement dit, de quoi va-t-on parler et dans quel but va-t-on en parler. Confondre les deux contribuerait également à développer les effets indésirables rappelés plus haut.
Préparer l’objet de sa réunion, c’est prendre le temps de travailler à deux niveaux :
- L’étude préalable de la situation rencontrée.
- L’étude préalable du thème général.
Définir l’objectif de la réunion c’est arrêter avec précision ce à quoi on souhaite aboutir et grâce à l’emploi de quelles méthodes d’animation.
Ensuite, l’animation qui sera alors pratiquée sera plus ou mois propice à l’atteinte de l’objectif. Il conviendra de bien choisir celui des quatre styles qui permettra de servir au mieux les enjeux préalablement fixés :
- Le style doctoral qui permet de transmettre une information de manière descendante. La mise au débat n’est pas ou peu d’actualité.
- Le style directif qui permet d’imposer, au travers d’une discussion, ses objectifs et ses idées.
- Le style participatif qui donne ses meilleures chances au groupe pour produire collectivement.
- Le style « laisser faire » qui relève d’un état de démission latent ou volontaire de l’animateur, plaçant le groupe en état de perdition.
Il est également important de bien identifier celles et ceux qui vont participer à cette réunion et ce à deux niveaux :
- Dans la relation qu’ils entretiennent avec thème.
- Dans les relations qui se jouent ou qui peuvent se jouer au sein du groupe.
Prévoyez suffisamment à l’avance le lieu, la date, l’heure de début et de fin de la réunion.
Imaginez les conditions de l’accueil pour que chacun, se sentant bien, soit au plus haut de sa forme, de sa motivation et de sa productivité.
« Vendez » cette réunion aux intéressés en usant de formules à la fois valorisantes et attractives.
Pour terminer, essayons de répertorier les principales conditions à réunir pour voir émerger Le groupe idéal au travail :
- Une atmosphère plutôt informelle, confortable et détendue.
- Un leadership souple.
- De nombreuses interactions entre les participants.
- Une écoute de tous par tous.
- Une reconnaissance de l’autre dans sa différence.
- Une absence d’attaques personnelles.
- Une liberté totale d’expression.
- Une tâche bien définie et acceptée par tous.
- Des responsabilités claires.
- Des décisions prises en consensus.
- Des actions décidées qui seront respectées.
Une fois encore, nous pouvons constater, au travers de l’un de ses outils, combien la communication interne sert et révèle le management pratiqué.
François BOUTEILLE
Coaching et médiation
