Comment rendre vos réunions plus participatives

Force est de constater que trop souvent il résulte de ces temps prétendument d'échanges plus de déception que de satisfaction partagée. De son côté, le dirigeant constate avec regret le peu de contributions qui lui sont proposées par ses collaborateurs. Et lorsque l'on écoute à ce sujet ces derniers, ils expriment régulièrement un sentiment d'amertume mêlé de frustration, se sentant plus utilisés à leur insu que valorisés.

Sans oublier que cet art consommé du dialogue créatif reste encore passablement atypique dans l'esprit de nombreux représentants du monde du travail, qu'il s'agisse de salariés comme de chefs d'entreprise.

Je m'emploierai donc brièvement ici à rappeler les conditions essentielles qui doivent, de mon point de vue, être réunies pour qu'une réunion participative fonctionne.

Créer un espace de dialogue

Cette élaboration réunit tout ce qui caractérise le temps de préparation de la réunion participative. Non seulement elle doit être validée comme étant l'outil nécessaire au vu de la problématique à traiter et des objectifs à atteindre, non seulement elle ne s'improvise pas mais elle doit réunir des personnes intéressées aux sujets traités, informées de manière précise et compétentes pour en assurer collectivement et de la meilleure façon qui soit le traitement.

Ce besoin d'expression en amont et donc d'écoute est essentiel puisqu'il va permettre à l'instigateur de la réunion de la structurer de telle manière que sa conduite et son contenu ne déconcerteront pas ses participants mais, bien au contraire, se situant dans la continuité de leur réflexion individuelle, les invitera, tel son prolongement, à prendre la parole.

Je ne vois en effet pas comment attendre de chaque participant qu'il se sente acteur au plein sens du terme durant la réunion si cette dimension collaborative et responsabilisante n'a pas fait partie intégrante de la phase préparatoire.

Aussi, un outil structurant la pensée doit-il permettre cette capitalisation de toutes les informations dont sont dépositaires les invités, thèmes par thèmes, comme autant d'éléments de contribution au futur débat.

 

Animer un temps de créativité structurée

Je ne reviendrai pas ici sur les conditions matérielles qui président au bon déroulement de tous types de réunions qui se veulent productives. Je souhaite insister plus particulièrement sur les conditions de la prise de parole.

Prendre la parole en public n'est en effet pas chose aisée pour de nombreuses personnes par le niveau particulièrement élevé d'implication que cela leur suggère. Aussi, le nombre des participants est-il déterminant. Je conseille ainsi de réaliser des sous groupes au-delà de 15 personnes avec des temps réguliers de mise en commun grâce à l'intervention de rapporteurs ayant, pour ce faire, la motivation et les compétences requises.

Des règles de fonctionnement du groupe sont en cette occasion à rappeler également. Aussi basique qu'elles puissent paraître, elles contribuent, comme tout corpus de règles énoncées, à réguler la parole. Je précise, par exemple, l'engagement que prend chacun de ne pas "couper la parole". Je recommande aussi que les participants s'obligent à la concision, s'interdisent tout jugement de valeur, exposent des points de vue fondés, s'obligent à tenir des propos constructifs, évitent de donner des leçons, fassent œuvre d'empathie et de tolérance, privilégient l'intérêt commun, respectent l'obligation de confidentialité, contribuent à un climat serein et convivial. Autant d'évidences me direz-vous mais qui, trop souvent, sont très vite oubliées au profit de joutes oratoires stériles de pure forme, altérant par là-même la qualité attendue des échanges.

Autre conseil important que de rappeler une fois encore en début de réunion sa finalité ainsi que les spécificités d'une démarche managériale de nature participative. Ceci afin d'éviter toute forme d'interprétation, voire, d'illusion. Objectifs et méthode doivent ainsi être clairement énoncés et compris sans équivoque.

Dernier point que de rappeler aux responsables hiérarchiques présents qu'ils doivent abandonner temporairement leur statut de chef au profit de relations uniquement fonctionnelles, d'experts à experts, s'ils veulent que leurs collaborateurs prennent le risque de s'exprimer, tout ceci en conformité bien sûr avec les règles rappelées plus haut et respectées par tous.

D'ailleurs, l'animateur de la réunion n'est pas obligatoirement un responsable hiérarchique. Par contre, il doit être légitimé par le groupe.

Assurer la communication des décisions prises

Il n'y a pas plus démotivant que de ne pas connaître le devenir de ce que l'on a produit.

Les grains récoltés ont-ils été ou non semés et si tel est le cas ont-ils germé  pour obtenir finalement quelle type de farine?

En d'autres termes, une démarche participative n'impose pas au décideur qu'il retienne toutes les idées formulées en réunion. Il s'agit bien d'associer ses collaborateurs à sa réflexion.

Par contre, elle l'oblige à informer en retour ceux-ci sur ce qu'il est advenu de leur production et les raisons pour lesquelles ce qu'ils ont produit a ou non été pris en compte.

 

Finalement, tout est affaire de progression

Comme tout apprentissage, nul ne peut prétendre aboutir dans l'instant au niveau d'excellence recherché.

Cela est d'autant plus vrai que chacun doit pouvoir se démontrer graduellement le bien fondé de telles réunions. Aussi, faudra-t-il systématiser cette méthode de travail collectif pour entrainer ses acteurs au développement de leur aisance.

De la même façon, je vous conseille d'opérer graduellement en débutant avec des thématiques et un outillage de résolution simples d'appréhension pour aller progressivement vers des sujets à plus fort enjeu et l'emploi d'outils plus élaborés suggérant une plus grande dextérité.

 

François BOUTEILLE

Coaching & médiation

 

Bibliographie :

René MOULINIER – Mener une réunion efficace – Eyrolles

Bernard DEMORY – Pour des réunions efficaces et dynamiques – Editions du puits fleuri

Roger MUCCHIELLI – La conduite des réunions – ESF Editeur

Jacques LEMONNIER – Manager son équipe au quotidien – Librairie  Vuibert

Ramez CAYATTE – Bâtir une équipe performante et motivée - Eyrolles

Comments

[Rédigé par : M.M.]

François,
Ccomme d'habitude, travail très fouillé, merci. En ce qui me concerne, je ne maîtrise toujours pas l'alchimie qui fait que certaines réunions sont magiques et d'autres des flops en ayant pourtant la sensation d'avoir mis au point toutes les conditions de réalisation d'une réunion réussie.
Il me semble que cette "part de magie" est très liée a la prise en compte des differentes préoccupations des acteurs qu'il faut transformer en désir, en désir d'agir..... et la j'avoue sécher pour en parler. Je serais heureux d'echanger avec toi.
M.M.

[Rédigé par : C.D.]

Merci cher François,

Pour ce dernier « devoir de vacances » que tu as écrit.

Encore une fois c’est juste et nous remet du cœur à l’ouvrage. Je vais m’en inspirer en cette reprise…

Je te propose par ailleurs une maxime : « le problème, quand on a du travail, ce n’est pas le temps qu’il prend, c’est le peu de temps qu’il laisse… »

C.D.

[Rédigé par : Hendrick Monnier]

François,
beau travail de synthèse et belle présentation de méthodologie, rien ne manque !

Cet aparté pourrait fort bien trouver un sens utile à notre société moderne, histoire de rendre nos échanges plus participatifs.
Politiques, dirigeants, enseignants, parents, sportifs, syndicalistes, juges, forces de l'ordre, représentants, religieux..... tous nous pourrions prendre tes conseils à notre compte et les suivre au quotidien pour rendre la société plus participative.

A quand un aparté extra-professionnel ?

Amicalement
Hendrick M.

[Rédigé par : François Bouteille]