"Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement. Et les mots pour le dire arrivent aisément. "
(1674 - L'Art poétique - Nicolas BOILEAU)
Il est vrai que citer de séculaires citations a un double effet. Nous rappeler tout d'abord l'ancienneté de la situation rencontrée mais nous seriner aussi que nous reproduisons souvent avec une surprenante constance un dysfonctionnement relevant pourtant de l'évidence. Vous avouerez avec moi que ça n'est pas très glorieux. Et la difficulté que nous avons souvent à élaborer une définition de fonction digne de ce nom pour chacun de nos collaborateurs (à commencer par celle nous concernant personnellement) en fait partie.
Transposées au monde du travail tous secteurs confondus, qu'il s'agisse du primaire, du secondaire, du tertiaire, du marchand ou du non marchand, combien sont les situations où les collaborateurs ne disposent en effet d'aucune définition de fonction. Toujours est-il que le vide est à ce point sidéral qu'il m'inquiète autant que la multitude des salariés qui imaginent plus ce qui est attendu d'eux qu'ils ne le savent précisément, à commencer par leur dirigeant….
Genèse d'une définition de fonction
Encore faut-il, pour élaborer une définition de fonction pour chaque salarié, disposer déjà d'un organigramme. Ce qui n'est pas, encore trop souvent, le cas. Parlons donc déjà de ce curieux outil dont la forme la plus courante rappelle celle du râteau de jardinier.
L’organigramme permet de visualiser en un coup d’œil la répartition des rôles et de l’exercice de l'autorité au sein de l'entreprise et ce, au vu de son flux de production, de la phase de prospection au service après vente. Il positionne alors chacun au regard de la gestion du pouvoir de décision (relations hiérarchiques descendantes et ascendantes) autant que des relations fonctionnelles (salariés disposant de responsabilités de même niveau et qui sont amenés à échanger entre eux).
Pour chaque entreprise, l'organigramme que le dirigeant a élaboré révèle sa stratégie et sa culture.
Encore faut-il que cette stratégie, issue d'une compréhension fine et permanente de l'environnement de son entreprise ainsi que de l'analyse qu'il en tire en termes d'axes de développement, soit également à l'ordre du jour.
Je participais récemment à une conférence d'une grande qualité organisée par
Josette BRUFFAERTS, éminente spécialiste en l'intelligence économique, rappela toute l'importance pour une entreprise, quelle que soit sa taille, d'organiser sa veille économique. C'est-à-dire disposer des outils déterminants qui permettent de détecter à temps les bonnes informations. Autrement dit, celles qui seront profitables à l'entreprise.
Faut-il encore avoir décidé de réaliser cet observatoire permanent dans le cadre d'une démarche commerciale proactive et ciblée en direction de ses clients et prospects et non plus seulement réactive au marché.
En résumé, la procédure paraît d'une simplicité déconcertante et pourtant : l'étude permanente du marché génère une stratégie de positionnement qui génère à son tour une organisation représentée par son organigramme qui génère enfin des définitions de fonction.
Contenu d'une définition de fonction
Tout d'abord, il convient de donner un nom à chaque fonction. Attention aux qualificatifs construits hâtivement qui sont plus généralement le fruit de nos imaginations fertiles que de la réalité de la profession. POLE EMPLOI dispose de fiches métiers fort bien faites qui vous feront gagner un temps précieux. Il vous suffit de vous rendre sur le site http://www.pole-emploi.fr/candidat/les-nouvelles-fiches-metiers-@/suarticle.jspz?id=15734 pour les découvrir.
N'oubliez pas que les syndicats professionnels auxquels vous êtes très souvent rattachés disposent eux aussi en ce domaine de documents d'une grande précision qui vous aideront à finaliser chaque contenu comme d'en borner les limites. Enfin, les conventions collectives ou les accords de branche vous obligent à utiliser un vocable précis, au risque, sinon, de rendre caduques sur le plan juridique les définitions de fonction que vous aviez pourtant élaborées avec soin.
Généralement, une définition de fonction précise ensuite les missions permanentes qui sont confiées au collaborateur. Autrement dit, les objectifs qui lui sont assignés, les résultats attendus qui en résultent, la marge d'autonomie dont il dispose, en lui indiquant les actions à commettre et les moyens dont il dispose (éventuels collaborateurs, moyens logistiques, ressources budgétaires, etc…).
Je vous recommande qu'elle mentionne ensuite les conditions générales de l'emploi, c'est-à-dire sa localisation géographique, les critères de mobilité et les modalités liées au temps travaillé.
Ne doit pas être oublié l'état des relations de travail, autrement dit ceux des rapports qui sont hiérarchiquement ascendants ou descendants, en rapport avec qui, comme ceux qui sont transversaux, c'est-à-dire purement fonctionnels. N'omettez pas de préciser la nature des relations que la fonction concernée aura avec les représentants de son environnement socio-économique (clients, fournisseurs, etc…). Cela peut avoir une importance déterminante sur le plan stratégique en évitant certaines confusions graves.
Enfin, c'est de manière particulièrement exhaustive que vous indiquerez les savoir-faire (compétences) et savoir-être (capacités et qualités) à requérir pour accomplir de la meilleure façon qui soit les missions confiées.
Quand elles sont ainsi rédigées, je constate malheureusement que la plupart des définitions de fonction ne comprennent pas un premier chapitre pourtant essentiel, le rappel des valeurs partagées. Autrement dit, ces convictions, croyances et principes qui régissent, au-delà de tout, la vie de l'entreprise parce que constituant son identité propre et ce qui en résulte pour chaque collaborateur à l'instar de son dirigeant, en matière de posture et de mode de relation aux autres. Un groupe dont les membres ne partagent pas le même état d'esprit n'est qu'une illusion. Et je ne vois pas pourquoi l'entreprise serait dispensée de cette condition de pur bon sens.
Utilité d'une définition de fonction
Elle permet, aussi basique que cela puisse paraître, à chaque salarié de savoir avec précision ce qui est attendu de lui comme pour l'entreprise de vérifier que chaque action à conduire dispose d'un responsable identifié réunissant toutes les conditions pour réussir. Objet sensé (porteur de sens) et donc de responsabilisation, il permet alors de négocier sans équivoque les commandes internes grâce à un véritable référentiel, au service de la démarche d'amélioration continue de la qualité comme du confort professionnel de chacun. Elle permet enfin de définir des modèles d'annonce de recrutement pour un poste type, hors les lieux communs habituellement constatés et dont on connaît l'inopérance.
Je ne peux donc vous inviter, si ça n'est pas déjà le cas, à construire au plus vite ces outils essentiels au service de votre management ou, tout du moins, à les revisiter pour vous assurer de leur efficience optimale.
François BOUTEILLE
Coaching & médiation
Bibliographie :
Autant il existe une multitude de bases de données proposant des exemples de définition de fonction, autant il existe très peu d'ouvrages traitant spécifiquement des enjeux d'un tel outil et de ses modalités en matière d'élaboration.
Je retiens toutefois l'ouvrage présenté ci-dessous, très complet, tant sur le plan stratégique qu'applicatif.
Définir les fonctions – Gérard VOIRIN – Editions d'Organisation
Bonjour François,
Sujet passionnant que celui de la description de poste.
J’ai pas mal donné sur cette question, et ton papier résume bien la situation, que je serais à mon tour tenté de résumer par : en général, « c’est le b…azar ».
Je reviendrai juste sur deux ou trois anecdotes vécues chez ce leader français des confitures et autres produits de fruits (« A…A…, c’est fort de fruits !) :
- Quand j’ai rejoint l’entreprise en 1997, ayant du mal à comprendre qui faisait quoi, j’ai demandé à ce que me soit communiqué l’organigramme de l’entreprise. Personne n’a compris de quoi je parlais, en matière de RH, il y avait « une secrétaire qui s’occupe de la paye ». Ayant voulu aller plus loin dans la démarche de clarifier ma compréhension des fonctions des uns et des autres, on m’a fait comprendre qu’il valait mieux calmer mes ardeurs, en me disant : « un organigramme, chez nous, il n’y en aura jamais ». Ce qui était effectivement le cas quand j’ai quitté l’entreprise en 2005. (le groupe employait 2.800 personnes dans 15 pays)
- Le critère de recrutement pouvait être déconcertant. Je me souviens du cas d’un jeune commercial embauché un lundi matin après que le patron soit allé voir le match de rugby des juniors le dimanche. Le commentaire a été : il faut le prendre, celui-là, il est sympa, il s’occupe de l’équipe des jeunes du rugby. Va donc lui faire une description de poste adaptée à son profil…
- Et enfin : une ligne ne tournait pas ce matin-là. Le patron s’est inquiété de savoir pourquoi. On avait remis la veille une description de poste toute fraîche au conducteur de ligne, dans l’entreprise depuis longtemps. Son 1er geste le matin consistait depuis 25 ans à se rendre à l’armoire des étiquettes prendre le lot d’étiquettes concerné, le positionner dans le magasin de la ligne de production, et mettre en route. Or la description de poste indiquait qu’il devait commencer par positionner le lot d’étiquettes dans le magasin de la ligne, mais ne disait pas qu’il devait préalablement aller à l’armoire chercher le lot en question…
J’en ai des dizaines comme ça, pas seulement de cette entreprise, chez LVMH il y a sur ce sujet des pépites, et il doit en y avoir, tout simplement, partout.
Bonne journée à toi
Cordialement.
L.M.P.
Rédigé par : L.M.P. | 10 juin 2010 à 11:25
Bonsoir François,
Cet Aparté est le bienvenu : nous redéfinissons actuellement nos différentes fonctions dans mon entreprise !
Connaître précisément le rôle de chacun sans pour cela être "borné".
M.C.L.
Rédigé par : MCL | 14 juin 2010 à 08:12
François,
Tu ne peux pas savoir a quel point ton sujet est encore d’actualité, pour moi. Surtout dans les entreprises (comme la mienne) ou les mutations organisationnelles sont quasi permanentes. Un nouvel arrivant, un nouveau poste, ou pire une nouvelle fonction et c’est toute la chaine hiérarchique et fonctionnelle qui doit être remise au point.
Un travail épuisant car nécessitant des explications avec chacun, … toujours recommencé, jamais terminé.
Et pourtant il est impératif de le faire aussi imparfait et éphémère, que soit, par nature, le résultat.
Amitiés.
R.B.
Rédigé par : RB | 14 juin 2010 à 19:39